E-COMMERICE & MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Tugas Minggu ke.3&4

Kata Penghantar

Saya sebagai seorang mahasiswa, difakultas Manajemen Informatika , dalam mata pelajaran Sistem Informasi Manajemen (SIM). Ingin membahas tentang  E-COMMERCE dan Model Sistem Umum Perusahaan, merupakan mata pelajaran yang sangat penting. Penguasaan yang baik terhadap konsep E-COMMERCE dan Model Sistem Umum Perusahaan merupakan suatu hal yang baik mutlak di perlukan. Hal ini sangat akan membantu kelancaran studi mahasiswa. Materi yang di cakup buku ini terutama mengenai E-COMMERCE dan Model Sistem Umum Perusahaan. Tulisan ini cukup banyak dilengkapi dengan contoh - contohnya. Penyusunan menyadari bahwa blog ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi, cara penyajian ataupun bahasa yang digunakan. Kiranya tegur sapa para pembaca sekalian akan dapat meningkatkan dan menyempurnakan tulisan ini. Demikianlah, saya berharap semoga tulisan ini bermanfaat bagi pembaca maupun khususnya bagi diri saya sendiri.

DAFTAR ISI:

1.     E-COMMERICE

a)     Faktor kunci sukses dalam E-COMMERCE

b)    Masalah E-COMMERCE

c)     Aplikasi bisnis

2.     Model Sistem Umum Perusahaan

a)     Dimensi-dimensi Informasi

b)    Pendekatan sistem

c)     Contoh kasus

d)    Tahapan pemecahan masalah

e)     Pemecahan masalah

3.     Kesimpulan

1.     E-COMMERICE (Pertukaran Data elektronik)

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga E-COMMERCE) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E-dagang atau E-COMMERCE merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini. E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011. Istilah "perdagangan elektronik" telah berubah sejalan dengan waktu. Awalnya, perdagangan elektronik berarti pemanfaatan transaksi komersial, seperti penggunaan EDI untuk mengirim dokumen komersial seperti pesanan pembelian atau invoice secara elektronik. Kemudian dia berkembang menjadi suatu aktivitas yang mempunya istilah yang lebih tepat "perdagangan web" — pembelian barang dan jasa melalui World Wide Web melalui server aman (HTTPS), protokol server khusus yang menggunakan enkripsi untuk merahasiakan data penting pelanggan. Pada awalnya ketika web mulai terkenal di masyarakat pada 1994, banyak jurnalis memperkirakan bahwa e-commerce akan menjadi sebuah sektor ekonomi baru. Namun, baru sekitar empat tahun kemudian protokol aman seperti HTTPS memasuki tahap matang dan banyak digunakan. Antara 1998 dan 2000 banyak bisnis di AS dan Eropa mengembangkan situs web perdagangan ini.

a)      Faktor kunci sukses dalam e-commerce

Dalam banyak kasus, sebuah perusahaan e-commerce bisa bertahan tidak hanya mengandalkan kekuatan produk saja, tapi dengan adanya tim manajemen yang handal, pengiriman yang tepat waktu, pelayanan yang bagus, struktur organisasi bisnis yang baik, jaringan infrastruktur dan keamanan, desain situs web yang bagus, beberapa faktor yang termasuk :

- Menyediakan harga kompetitif
- Menyediakan jasa pembelian yang tanggap, cepat, dan ramah.
- Menyediakan informasi barang dan jasa yang lengkap dan jelas.
- Menyediakan banyak bonus seperti kupon, penawaran istimewa, dan diskon.
- Memberikan perhatian khusus seperti usulan pembelian.
- Menyediakan rasa komunitas untuk berdiskusi, masukan dari pelanggan, dan lain-lain.
- Mempermudah kegiatan perdagangan.

b)     Masalah E-COMMERCE
- Penipuan dengan cara pencurian identitas dan membohongi pelanggan.
- Hukum yang kurang berkembang dalam bidang e-commerce ini.

c)      Aplikasi bisnis
Beberapa aplikasi umum yang berhubungan dengan e-commerce adalah:
- E-mail dan Messaging
- Content Management Systems
- Dokumen, spreadsheet, database
- Akunting dan sistem keuangan
- Informasi pengiriman dan pemesanan
- Pelaporan informasi dari klien dan enterprise
- Sistem pembayaran domestik dan internasional
- Newsgroup
- On-line Shopping
- Conferencing
- Online Banking

2.      Model Sistem Umum Perusahaan

Model
Merupakan abstraksi dari sesuatu yang merepresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entity.

Jenis-jenis model :

·         Model Fisik
Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

·         Model Naratif
Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

·          Model Grafis
Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.
Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

·         Model Matematis
Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan
Co/: BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost
Kelebihan :
- Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)
- Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.

Kegunaan Model

1. Mempermudah Pengertian
2. Mempermudah Komunikasi
3. Memperkirakan Masa Depan

Model Sistem Umum Sistem Fisik

1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang

Sistem Konsep
1. Sistem Simpul tertutup.
Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

2. Sistem simpul terbuka.
Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

a)      Dimensi-dimensi Informasi

1.      Relevansi
2. Akurasi
3. Ketepatan Waktu
4. Kelengkapan

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting:

SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan. Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem. Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.

Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi, informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah  yang dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah sangat dibutuhkan.

Manajemen, pengolah informasi dan standar

- Pengendalian Manajemen : Manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem
- Pengolah informasi : mekanisme yang menghasilkan suatu informasi
- Standar : ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah istilah yang spesifik.

Management By Exception
Adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang diterima.

Keuntungannya :
1. Manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Kendala :
1. Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
4. Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.

Critical Success factor (CSF)
Salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemempuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsepnya sama dengan management by exception, namun CSF relative lebih stabil dibandingkan management by exception.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran.
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

b)      PENDEKATAN SISTEM

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala)

c)      CONTOH KASUS

Pasar Swalayan

Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.

Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik. Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar code dan menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik penjualan, dan sebagainya.

Standar kinerja paar swalayan ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan standar.

Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut dengan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukkan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah. Informasi tersebut berguna untuk mempekerjakan dan menjadualkan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yang memadai bagi pelanggan.

Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.

d)      TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
A. Usaha Persiapan
o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o Mengenal sistem lingkungan.
o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

B. Usaha Definisi
o Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.

C. Usaha Persiapan
o Pertimbangan alternatif yang layak.
o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o Memilih solusi terbaik.
o Menerapkan solusi.
o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

e)      PEMECAHAN MASALAH

Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.  Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :

a)      Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b)       Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3. Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :

a)       Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Contoh  : pendekatan sistem.

b)       Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

3.     KESIMPULAN

Perusahaan adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi. Setiap perusahaan ada yang terdaftar di pemerintah dan ada pula yang tidak. Bagi perusahaan yang terdaftar di pemerintah, mereka mempunyai badan usaha untuk perusahaannya. Badan usaha ini adalah status dari perusahaan tersebut yang terdaftar di pemerintah secara resmi.

·         Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka berhubungan.

·         Model adalah abstraksi dari sesuatu, dan jenisnya ada empat, yaitu fisik, naratif, grafis, dan matematis. Semua jenis ini memungkinkan pemakai untuk lebih bias memahami objek asli, yang disebut entity. Model matematis memberikan kemampuan kepada pemakai untuk meramal masa depan dengan tingkat keakuratan atau ketepatan yang terbatas.

·         Model system umum menggambarkan perusahaan sebagai system simpul terbuka (ia berhubungan dengan lungkungannya) dan system simpul tertutup (ia mempunyai simpul feedback). Tak ada perusahaan yang berupa system tertutup, namun system yang dikelola dengan baik dapat mengakibatkan tidak adanya mekanisme feedback pada system simpul terbuka.